Strona www wykonana dla Radca Prawny Legnica

Strona internetowa wykonana dla Firmy IEN

AI autoresponder

AI do obsługi skrzynki e-mail

Autoresponder ChatGPT

Kobieta przy biurku z retro telefonem i maszyną do pisania – ilustracja automatyzacji obsługi e-maili
Automatyzacja obsługi e-maili

Bot mailowy AI 🤔

Bot mailowy AI działa jak praktyczny asystent do obsługi skrzynki firmowej: regularnie sprawdza nowe wiadomości, analizuje ich treść i przygotowuje krótkie odpowiedzi po polsku. Cały proces jest zaprojektowany tak, żeby zachować porządek w korespondencji — bot pilnuje, aby nie odpowiadać drugi raz na tę samą wiadomość, zapisuje wysłane e-maile w folderze „Wysłane” i oznacza obsłużone wiadomości jako przeczytane. Dzięki temu automatyzacja wspiera codzienną pracę na skrzynce, zamiast ją komplikować.

Bot AI do e-maili i obsługi skrzynki sprawdza pocztę i reaguje tylko na nowe wiadomości – automatyczne odpowiadanie na wiadomości biznesowe.

Bot cyklicznie sprawdza skrzynkę (IMAP) i reaguje wyłącznie na nowe wiadomości, czyli takie, które realnie wpłynęły i nie były jeszcze obsłużone. Nie analizuje archiwum i nie wraca do starych wątków. Nowy e-mail trafia do analizy, a bot przygotowuje odpowiedź dokładnie w tym momencie, w którym normalnie zrobiłby to człowiek.

Dzięki temu rozwiązanie działa praktycznie jako AI do e-maili i obsługi skrzynki, a nie jako mechanizm przetwarzający historię korespondencji.

Telefon w dłoni z widokiem wiadomości e-mail – automatyczne odpowiadanie na e-maile przez asystenta AI
AI do odpowiadania na e-maile – Mailbot


Strony Internetowe

Asystent e-mail AI pilnuje, żeby ta sama wiadomość nie została obsłużona drugi raz – brak podwójnych odpowiedzi.

Bot posiada mechanizm kontroli, który zapobiega wysyłaniu podwójnych odpowiedzi. Każda obsłużona wiadomość jest zapamiętywana, dzięki czemu przy kolejnym przebiegu systemu nie zostanie ponownie przetworzona.

To zabezpieczenie eliminuje ryzyko chaosu na skrzynce i jest podstawą działania rozwiązania klasy asystent e-mail AI, które ma wspierać pracę, a nie generować błędy.

Bot AI do obsługi skrzynki e-mail czyta nadawcę, temat i treść wiadomości – analiza treści e-maila przed odpowiedzią.

Każda wiadomość jest analizowana pod kątem trzech elementów: nadawcy, tematu oraz treści. Pozwala to botowi poprawnie zrozumieć kontekst korespondencji i przygotować odpowiedź zgodną z faktycznym pytaniem lub problemem.

Dzięki temu bot działa jak AI do obsługi skrzynki e-mail analizujące treść wiadomości, a nie jak prosty system reagujący na słowa kluczowe.

icon icon-shrink2
Zaskoczona kobieta z laptopem – asystent e-mail AI automatycznie odpowiada na wiadomości

Sztuczna inteligencja do e-maili dopasowuje odpowiedzi do Twojej komunikacji – korzysta z wiedzy o firmie i stylu pisania.

Bot przygotowuje odpowiedzi w oparciu o wiedzę o firmie oraz ustalony styl komunikacji. Oznacza to spójny ton, podobną długość odpowiedzi i brak przypadkowych, marketingowych sformułowań.

W praktyce odbiorca otrzymuje wiadomość, która wygląda jak normalna odpowiedź wysłana przez człowieka, co jest kluczowe w rozwiązaniach typu sztuczna inteligencja do e-maili.

AI e-mail biznesowy przygotowuje zwięzłe odpowiedzi po polsku – krótkie i konkretne odpowiedzi na wiadomości.

Bot odpowiada krótko, konkretnie i po polsku. Bez zbędnych wstępów, bez lania wody i bez automatycznych formułek.

Takie podejście sprawia, że rozwiązanie działa jak AI e-mail biznesowy, który realnie oszczędza czas i nie komplikuje komunikacji.

Autoresponder ChatGPT wysyła wiadomości tak, jakbyś wysłał je sam – odpowiedzi wychodzą z Twojej skrzynki e-mail.

Odpowiedzi są wysyłane bezpośrednio z Twojej skrzynki e-mail. Dla odbiorcy wiadomość wygląda jak standardowa odpowiedź firmowa, bez pośredników i obcych systemów.

Dzięki temu rozwiązanie działa jako autoresponder ChatGPT, zachowując pełną ciągłość korespondencji.

Asystent e-mail AI zachowuje pełną historię korespondencji – zapisuje wysłane wiadomości w folderze „Wysłane”.

Każda wysłana odpowiedź jest zapisywana w folderze „Wysłane”, dzięki czemu historia korespondencji pozostaje kompletna i czytelna dla użytkownika.

To pozwala traktować bota jak asystenta e-mail AI, a nie zewnętrzny system działający poza skrzynką.

AI do odpowiadania na e-maile nie wraca do już obsłużonych wiadomości – oznacza e-maile jako obsłużone po odpowiedzi.

Po wysłaniu odpowiedzi bot oznacza wiadomość jako obsłużoną i nie wraca do niej w kolejnych cyklach.

Dzięki temu skrzynka zachowuje porządek, a AI do odpowiadania na e-maile działa w sposób przewidywalny i bezpieczny.

Cena AI do obsługi skrzynki e-mail – instalacja i miesięczna obsługa

Wdrożenie usługi obejmuje konfigurację bota e-mailowego AI, podpięcie skrzynki oraz podstawowe przygotowanie do automatycznego odpowiadania na wiadomości. Koszt instalacji to od 600 zł netto jednorazowo. Następnie system działa w trybie stałej obsługi, gdzie w ramach opłaty wykonywana jest bieżąca kontrola działania i utrzymanie rozwiązania — od 120 zł netto miesięcznie.